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Affiner la gestion opérationnelle des compétences

 

L’entreprise est un grand groupe industriel dont la gestion des compétences a longtemps était réduite à un suivi de l’emploi statutaire. L’un des établissements, confronté à des mutations technologiques importantes et à la raréfaction de certaines compétences pointues, a ressenti le besoin d’un suivi plus opérationnel.

 

Faire décoller le projet

Malgré un large consensus sur les besoins et l’analyse partagée par tous les acteurs de l’entreprise qu’elle ne pourrait faire face à ses défis futurs sans une meilleure gestion du maintien et du renouvellement de ses compétences les plus pointues, le projet est longtemps resté au niveau des intentions. Elle a donc fait appel à notre Cabinet pour l’aider à concevoir et formaliser une démarche pouvant impulser un véritable dispositif opérationnel, à mettre en place et à faire vivre dans la durée.


Compte tenu de la complexité de la situation, à savoir une multiplicité de compétences et parfois de micro compétences, indispensables à la poursuite de certaines activités techniques, mais davantage détenues par transmission informelle que par véritable politique de transfert, il était d’abord nécessaire d’organiser le portage du projet.


Ce portage, même s’il était initié par la direction et relayé par la fonction RH, devait clairement mobiliser toute la hiérarchie dans tous les services et nous avons pour cela dans un premier temps contribuer à mettre en place une politique claire de communication sur les enjeux du projet et la prescription faite à tous les acteurs de s’y investir pour l’entreprise et sa pérennité.


Le premier enjeu a été d’amorcer la mobilisation, en dépit de la pression du quotidien, pour poser clairement des ambitions et donner de la visibilité aux modalités de mises en œuvre, au travers de réunions d’information dans les différents services mais aussi de la mise en place d’une lettre d’information, qui a par la suite accompagné le projet dans chacune de ses étapes.

 

Mobiliser toute l’entreprise sur la description des compétences

A partir de ces travaux préliminaires, nous avons construit une démarche de description fine et de regroupement des compétences dans une matrice. Nous avons formé une cinquantaine de managers et de correspondants métiers pour décliner la même méthodologie dans tous les services de l’entreprise. Des groupes métiers ont été alors constitués avec comme cahier des charges l’identification des compétences dans chaque service.
La communication régulière a permis de valoriser les progrès et les avancées de la démarche, maintenant dans le même temps tous les acteurs sur les enjeux de poursuivre et de concrétiser dans les calendriers prévus.

 

Construire un outil directement opérationnel

En 6 mois de travail, les groupes métiers ont permis d’identifier 2 200 compétences qui ont alors été répertoriées dans une base de données autour des informations suivantes :

  • La volumétrie, aujourd’hui et dans le futur, du besoin sur ce type de compétences,

  • Le nombre de personnes la détenant à l’instant T, avec leur répartition dans les différents services et pour chacune d’elle leur date de départ prévisible,

  • Le degré d’importance, le temps et les modalités d’acquisition des compétences, selon qu’elles relèvent notamment d’une formation initiale ou nécessite une formation sur le tas, avec l’organisation correspondante du tutorat dans l’entreprise.

La base de données est aujourd’hui un outil opérationnel qui permet d’anticiper les besoins des différents services, d’identifier les actions à mettre en place pour assurer le maintien des compétences les plus sensibles ou la reconversion des compétences devenues obsolètes.


L’entreprise s’est aujourd’hui lancée dans l’amélioration de son processus d’évaluation des salariés. En effet, sont désormais intégrées, pour chaque évaluation individuelle, grâce à la base de données, un temps d’échange sur la consolidation des compétences détenues et, le cas échéant, sur le développement de nouvelles.

 

Pérenniser la démarche au-delà de la construction de l’outil

Pour faire vivre le suivi opérationnel des compétences, nous avons organisé l’accès direct à l’outil par les utilisateurs de chaque service et nous avons maintenu le comité de pilotage de la démarche pour assurer la mise à jour et l’évolution de la base de donnée.

Si la première raison d’être du projet avait pour origine des enjeux de maintien en compétences sur des problématiques techniques, la démarche doit pour l’avenir servir de base pour le développement d’une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences où les compétences polyvalentes, y compris dans le domaine des fonctions supports seront aussi intégrées.

 

 

 

Yves Pinaud

Newsletter n°30 - Juillet 2012

 

 

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