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Base de données économiques et sociales : Quelques précisions utiles

 

Comme vous le savez, à compter du 14 juin 2014, pour les entreprises employant au moins 300 salariés, ou du 14 juin 2015 pour les plus petites, l’employeur devra avoir mis en place une base de données économiques et sociales se substituant à l’ensemble des informations récurrentes devant être communiquées au comité d’entreprise.
Une circulaire du ministre du travail datée du 18 mars 2014, fournit des précisions sur le contenu et sur les modalités de mise en place de cette base de données. Nous vous présentons les plus intéressantes d’entre elles.

 

Rappel des grands principes de constitution et de fonctionnement de la base de données

Celle-ci doit :

  • Etre accessible en permanence et mise à jour régulièrement ;

  • Mettre en perspective sur plusieurs années les informations données ;

  • Permettre un meilleur partage puisque la loi a élargi l’accès à la base de données, aux délégués syndicaux et aux élus du CHSCT.

Selon la circulaire, la mise en place de la base de données consiste notamment à repenser la manière dont toutes les informations qui sont aujourd’hui communiquées au CE sont présentées et agencées.

L’administration du travail recommande donc que la mise en place de la base, ses finalités, ses modalités d’accès, de consultation et d’utilisation fassent l’objet d’une négociation dans l’entreprise et/ou, le cas échéant, au niveau du groupe. A minima, un dialogue sur ces thèmes paraît indispensable pour établir un climat de confiance.

 

Une mise en œuvre progressive de la base de données

La loi prévoit que les informations disponibles dans la base de données sont celles relatives à l’année en cours, aux deux années précédentes et aux trois années suivantes.

A ce propos, la circulaire rappelle que le décret d’application n’impose pas d’intégrer, dès cette année, dans la base les informations relatives aux deux années précédentes.

En conséquence en 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés, il n’y a pas d’obligation d’intégration des informations relatives aux années 2012 et 2013 et au titre de l’année 2015, pour les entreprises de moins de 300, il n’y a pas d’obligation d’intégration pour les informations relatives aux années 2013 et 2014.

Enfin, si la circulaire rappelle que les informations relatives aux orientations stratégiques doivent y figurer dès le début, elle précise également que la loi prévoit une mise en œuvre progressive de la base et que les autres informations récurrentes pourront y être contenues progressivement pour être mise à disposition des représentants du personnel en totalité au plus tard le 31 décembre 2016.

 

Le niveau de la mise en place de la base de données

Selon la loi, la base de données est mise en place au niveau de l’entreprise. (c. trav. art. R.2323-1-6).

Dans les entreprises à établissements multiples

L’administration du travail rappelle qu’il n’y a pas d’obligation de mettre en place une base de données par établissement. Celle-ci devra toutefois comporter l’ensemble des informations que l’employeur doit mettre à la disposition des membres du CCE et des comités d’établissement.

En conséquence, les membres des comités d’établissement devront avoir accès dans la base de données à toutes les informations qui leur sont transmises de manière récurrente dans le cadre des procédures d’information et contenues dans des rapports et bilans qui leur sont communiqués périodiquement, comme par exemple le bilan social de leur établissement, les documents comptables et financiers lorsqu’il existe une comptabilité propre à l’établissement (rappelons que la jurisprudence considère que les élus des comités d’établissement doivent avoir accès aux tableaux de bord ou autres outils de gestion de leur établissement, ...).

L’accès des élus des établissements aux informations nécessaires à l’exercice de leur mandat doit ainsi être garanti. C’est par ailleurs la condition pour, à terme, permettre selon la circulaire, la substitution de la base de données aux rapports fournis au niveau des établissements.

 

Dans les unités économiques et sociales (UES)

L’UES étant assimilée à une entreprise, s’agissant du droit de la représentation du personnel, la base de données est donc mise en place au niveau de l’UES.

 

Au niveau du groupe

La base de données peut être mise en place, par accord, au niveau du groupe, mais en aucun cas, elle ne peut se substituer à celle de l’entreprise.

 

Dans les entreprises ayant mis en place une délégation unique du personnel, les membres de cette délégation qui exercent les attributions du CE ont accès à la base de données.

 

L’accès à la base de données

La loi a précisé que la base était accessible en permanence aux membres du CE ou à défaut aux DP, ainsi qu’aux membres des CCE, du CHSCT et aux DS.

Que signifie cette notion de permanence ?

Selon la circulaire, elle ne peut s’entendre comme une obligation pour toutes les entreprises de rendre la base de données accessible aux élus 24h/24 et 7 jours sur 7.

Pour des raisons pratiques (fermeture nocturne et/ou hebdomadaire de l’entreprise), la base de données peut ne pas être accessible 24h/24, lorsque la consulter nécessite un accès aux locaux de l’entreprise, notamment quand elle est tenue à disposition sous forme papier ou accessible seulement par l’intranet de l’entreprise.

Par conséquent, il appartient selon l’administration, à l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données. Il est souhaitable que cette décision fasse l’objet d’un dialogue avec les futurs utilisateurs.

 

L’obligation de discrétion des élus ou délégués

Toutes les informations contenues dans la base de données ne peuvent être considérées comme confidentielles. Seules sont confidentielles les données précisées comme telles par l’employeur.

La circulaire rappelle que selon la jurisprudence, une information ne peut pas être considérée comme confidentielle si elle est largement connue du public ou des salariés de l’entreprise et que, par ailleurs, elle a ce caractère si sa divulgation est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.

En revanche, l’administration considère que les droits d’accès à la base fournis par l’employeur aux représentants du personnel sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.

 

Mise à jour de la base de données

Sa mise à jour s’appuie sur les dispositions du code du travail relatives à l’actualisation des informations transmises de manière récurrente au CE. Les éléments d’information sont donc régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code.

La circulaire cite à titre d’exemple, les informations trimestrielles données au CE qui devront donc être actualisées trimestriellement dans la base de données.

 

La substitution des rapports et informations récurrentes transmises au CE

A terme, comme le prévoit la loi, l’ensemble des informations récurrentes dans la base de données permettra la substitution aux divers rapports et bilans devant périodiquement être fournis au CE. La mise à disposition dans la base de données vaudra donc communication aux représentants du personnel de ces rapports et bilans dans la mesure où :

  • Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour dans le respect des périodicités prévues par le code du travail ;

  • L’employeur met à disposition des membres du CE les éléments d’analyse ou d’explications lorsqu’ils sont prévus par le code du travail.

La circulaire cite par exemple les informations trimestrielles relatives à la situation de l’emploi et les éléments qui ont conduit l’employeur à faire appel au titre de la période écoulée et pour la période à venir, à des CDD, à des contrats de mission d’intérim, …

Dans ce cas, toujours selon la circulaire, pour valoir communication au CE l’employeur devra :

  • Mettre dans la base de données l’ensemble des données chiffrées (portant sur l’année en cours, les deux années précédentes) et données ou tendances portant sur les trois années à venir,

  • Actualiser ces données tous les trois mois,

  • Informer les membres du comité de la mise à disposition des informations et de leur actualisation,

  • Et accompagner ces données des explications attendues comme le prévoit l’article L. 2323-51

Dans le cadre des entreprises à établissements multiples, la possibilité de substitution vise les rapports et informations transmis de manière récurrente au CCE et aux comités d’établissement.

En revanche précise l’administration, aucune substitution n’est possible pour les informations données aux autres IRP (en particulier les CHSCT), notamment les informations contenues dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au seul CHSCT. Ce dernier devra donc toujours recevoir les rapports et bilans que l’employeur doit périodiquement lui fournir.

 

 

Fabrice Signoretto

Newsletter n°39 - Mai 2014

 

 

 

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